Program 5S Kolej Vokasional Balik Pulau 2012

5S Penyelesaian Bijak

Konsep 5S mula diperkenal di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Tujuannya menjadikan tempat kerja selesa dan kemas. Kejayaan pelaksanaan Program 5S di negara itu, terutama dalam sektor perindustrian, telah membawa kepada penggunaannya secara meluas di seluruh dunia pada hari ini.

Di Malaysia, konsep itu mula diperkenal pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional.

Mengapa Perlu 5S?

Program 5S adalah usaha keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat kerja bersih, tersusun dan bersistem. Melalui amalan 5S, kita akan membina disiplin dan etika kerja yang baik di kalangan warga kerja yang akan menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi.

Amalan 5S juga merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai ‘Kaizen’ dalam Bahasa Jepun.

MPC merupakan antara juru runding kepada organisasi yang berminat melaksanakan Program 5S di negara ini. Perkhidmatan itu disediakan kepada organisasi swasta dan kerajaan. 

Objektif Utama Program 5S

• Membina budaya Kaizen di tempat kerja
• Membina kerjasama melalui penyertaan semua
• Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia
• Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program Kaizen yang lebih maju 

Ada dua pendekatan untuk mengamalkan 5S :

• Pendekatan Kaizen
• Pendekatan Inovasi

Oleh sebab 5S merupakan aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses, pendekatan Kaizen adalah cara terbaik di mana pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan. 

Pelaksanaan Pertama - Mengamalkan Seiri (Sisih) 

• Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja. 

Kedua - Mengamalkan Seiton (Susun) 

• Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas supaya mudah untuk diambil dan disimpan semula selepas digunakan.
• Tempat simpanan boleh diakses oleh semua kakitangan.
• Barang atau dokumen yang paling kerap digunakan diletakkan di tempat yang mudah dicapai.
• Semua tempat dokumen atau barang diberi label. 
• Gunakan warna label bagi mendapatkan keceriaan. 

Ketiga – Melaksanakan Seiso (Sapu)

• Bentuk tugas pencucian dan mengemas mengikut kumpulan 
• Mempamerkan peta kawasan pembersihan dan tugasan 
• Menggabungkan aktiviti sapu, kilatkan, semak dan betulkan 
• Buat dengan kerjasama semua kakitangan

Keempat – Melaksanakan Seiketsu (Seragam)

• Apabila tiga konsep di atas dilakukan akan wujud penyeragaman
• Peraturan yang boleh dipatuhi oleh semua kakitangan diwujudkan

Kelima - Mengamalkan Shitsuke (Sentiasa Amal)

• Audit dalaman 5S dilakukan secara berterusan
• Melantik orang yang bertanggungjawab untuk kawasan tertentu
• Memberi hadiah atau penghargaan bagi kumpulan yang berjaya mengamalkan 5S

Bagi menjayakan Program 5S bukanlah semudah yang disangka. Untuk tujuan itu, komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat kakitangan. Antaranya :

• Mengamalkan budaya kerja 5S
• Menetapkan agenda perbincangan untuk pembangunan Program 5S
• Meningkatkan pengetahuan berkaitan 5S 
• Meluangkan masa untuk 5S
• Melaksanakan program 5S secara teratur tanpa tergesa-gesa 
• Memperuntukkan sedikit kewangan untuk pelaksanaan

Hasil yang dijangka dari program 5S

• Pengurangan kos
• Mengurangkan inventori
• Menghalang salah letak peralatan dan perkakas
• Kecekapan
• Mengurangkan penggunaan kawasan/tempat
• Mempermudahkan kawalan
• Penyelenggaraan
• Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang ada
• Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan
• Kualiti
• Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan
• Keselamatan
• Menghapuskan keadaan yang merbahaya 
• Memperbaiki keadaan tempat kerja
• Mengurangkan kesilapan dan kecuaian
• Mematuhi peraturan-peraturan
• Motivasi
• Perhubungan yang baik antara kakitangan
• Membentuk disiplin dan jati diri
• Membentuk semangat kerjasama dan kerja berkumpulan

JAWATAN KUASA INDUK 5S 

KOLEJ VOKASIONAL BALIK PULAU

PANDUAN AUDIT PERSIJILAN 5S

FOKUS AUDIT 

Audit ini merangkumi 6 - Fokus

1. Keperluan Utama Pelaksanaan 5S

2. Ruang Pejabat

3. Bahagian Pengeluaran

4. Tempat Simpanan

                     - Bahan mentah

                     - Barangan SiaP

        5. Tempat Umum

        6. Kawasan Persekitaran Kilang

 JUMLAH MARKAH & PENGIRAAN

Bil	Aspek Yang Diaudit	Bilangan Senarai semak	Jumlah Markah
			Penuh	Diperolehi
1.	Keperluan Utama Pelaksanaan 5S	34	170
2.	Ruang Pejabat / bilik	18	90
3.	Bahagian Pengeluaran / Operasi	28	140
4.	Tempat Simpanan	14	70
5.	Tempat Umum	14	70
6.	Kawasan Persekitaran Kilang	12	60
	Jumlah	120	600

Jumlah Markah	600
Peratusan	100%

KRITERIA UNTUK PEMARKAHAN AUDIT SISTEM 5S

Mengikut Skala dari 1 hingga 5

Penilaian mengikut Skala dan peratus	Amalan	Teori	Data/Rekod
1 (0 - 30%)	·      Langsung tidak ada ·      Langsung tidak melakukannya ·      Melakukan cara salah	·         Tidak ada pengetahuan ·         Salah fakta ·         Tidak dapat menjelaskan	·          Tiada data atau rekod ·         Tiada contoh
2 (31 - 50%)	·      Sedikit sahaja diamalkan tetapi tidak mencukupi	·         Tahu sedikit sahaja tetapi tidak mencukupi untuk diamalkan	·          Ada sedikit data atau rekod tetapi contoh tidak mencukupi
3 (51 - 70%)	·      Telah dilakukan apa yang patut diamalkan tetapi usaha perlu ditingkatkan lagi	·         Faham dan telah mempunyai pengetahuan asas yang menyeluruh	·          Data dan rekod mencukupi tetapi tidak tersusun. ·          Ambil masa (hari) untuk mencarinya
4 (71 - 90%)	·      Memuaskan tetapi tidak lengkap atau belum mencukupi ·      Terdapat langkah pencegahan dan pengekalan	·         Memuaskan tetapi di dalam sesetengah bidang tidak mencukupi untuk digunakan	·          Tidak boleh menjawab atau menunjukkan dengan segera tetapi memerlukan sedikit masa yang kurang (jam) bila hendak mencarinya
5 (91 - 100%)	·      Lengkap, mencukupi dan memuaskan ·      Langkah untuk pencegahan dan pengekalan diamalkan	·         Lengkap dan mencukupi serta faham untuk digunakan sepenuhnya	·          Data dan rekod tersusun kemas dan berasingan ·          Dapat menjawab dan boleh menunjukkan dengan segera bila diperlukan

SENARAI SEMAK - AUDIT

PELAKSANAAN SISTEM 5S

1.

Keperluan Utama Perlaksanaan 5S

Jumlah markah:

                                                                                                                                  Markah Penuh = 170

			Markah
Fokus	No.	Perkara Diaudit	5	4	3	2	1	Catatan
Polisi  5S	1.	Disediakan dalam keadaan yang menarik dan memuaskan.
	2.	Dapat dilihat dan mudah difahami oleh pekerja
	3.	Ditandatangan oleh Pengarah Urusan /  Pengurus Besar dan mempunyai tarikh.
	4.	Keadaannya bersih, tidak berdebu dan ianya dipasang di beberapa tempat yang sesuai
	5.	Maksud polisi ini memenuhi keperluan  mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem 5S dan dijelaskan kepada pekerja.
Carta Organisasi 5S	6.	Dapat dilihat pada sudut 5S dan mudah difahami oleh pekerja.
	7.	Disediakan dengan kemas dan sesuai dengan keperluan program 5S
Sudut 5S	8.	Terletak di tempat yang strategik dan penggunaannya memuaskan
	9.	Mempunyai polisi 5S
	10.	Ada perancangan ‘gant chart’ yang terkini.
	11.	Ada keputusan Audit 5S yang telah dijalankan
	12.	Ada gambar-gambar sebelum dan selepas dijalankan Program 5S
	13.	Selalu ‘update’ sudut 5S dari masa ke semasa

			Markah
Fokus	No.	Perkara Diaudit	5	4	3	2	1	Catatan
Nama Zon/Kumpulan 5S  dan Sudut untuk rujukan kumpulan	14.	Terdapat nama bagi tiap Kumpulan 5S dan gambar ahli kumpulan dengan jelas.
	15	Kawasan/ruang kerja yang ditugaskan kepada tiap-tiap Kumpulan 5S
	16.	Penggunaan Sudut 5S untuk kumpulan masing-masing adalah memuaskan
	17.	Telah disediakan oleh pengurusan dan dilekatkan pada Sudut 5S.  Ianya dapat difahami dengan mudah
	18.	Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah menyeluruh dan memuaskan
	19.	Pengurusan telah dapat melaksanakan aktiviti yang dirancang mengikut jadual.  Rekod mesyuarat/perbincangan oleh  AJKP disediakan.
	20.	Rekod hasil perbincangan Kumpulan 5S yang disediakan tiap 1 @ 2 minggu sekali disimpan oleh pengurusan
	21.	Jadual giliran dan tarikh perjumpaan/ mesyuarat Kumpulan 5S terdapat pada Sudut 5S syarikat
	22.	Rekod aktiviti penambahbaikan ditunjukkan dengan jelas.

			Markah
Fokus	No	Perkara Diaudit	5	4	3	2	1	Catatan
Disiplin/ Sikap Pekerja	23.	Terdapat tanda bahawa pekerja mempunyai sikap positif dan disiplin yang tinggi di tempat kerja mereka melalui Amalan 5S ini
	24.	Cara pakaian pekerja - kasut dan pakaian keselamatan semasa berada di tempat kerja
	26.	Terdapat aktiviti seperti berikut : Ceramah/Brainstorming Tayangan Video Poster/Morning Marketing Gotong Royong/Perhimpunan Mingguan/ Bulanan.
	27.	Ada usaha galakan kepada pelaksanaan aktiviti 5S - Surat Penghargaan - Hadiah/Kopun - Pangkat - Bonus/Elaun - dll.
Aktiviti pengekalan	28	Rekod aktiviti audit disimpan sistematik
	29	Kekerapan Audit 5S diadakan
	30.	Mempunyai kriteria Audit yang lengkap dan sesuai untuk digunakan.
	31	Hasil audit dipamirkan untuk memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua pekerja.
	32	Kekerapan kajian semula diadakan oleh pengurusan mengenai Amalan 5S
	33	Pelan tindakan samada aktiviti pembetulan atau aktiviti masa depan.
	34	Aktiviti penambahbaikan berlaku dan ditunjukkan

2.

Ruang Pejabat / bilik

Jumlah markah:

                                                                                                                                    Markah Penuh = 90

			Markah
Fokus	no	Perkara Diaudit	5	4	3	2	1	Catatan
Lantai	1.	Tidak berdebu dan kemas
	2.	Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot
	3.	Tiada berlubang/pecah/terkoyak dsb.
	4.	Ada tempat buang sampah yang khas.
Susun-atur kelengkapan pejabat	5.	Kemas dan tersusun dengan rapi
	6.	Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang selesa dan mempunyai sistem yang baik.
	7.	Teknik susunan juga boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan dan mewujudkan suasana yang mesra
Peralatan / Fail dan sistem kawalan	8.	Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
	10	Tidak berdebu, bersih dan kemas
	11	Alatulis kelihatan tidak berselerak di atas meja atau dalam rak simpanan
	12	Tidak terdapat peralatan rosak
	13	Menggunakan tanda/label bagi dokumen yang tersimpan dalam perabot.
	14	Kawalan penggunaan bahan dan dokumentasi aktif cekap dan sistematik.
	15	Tiada bahan dan dokumen aktif disimpan bukan pada tempatnya
	16	Proses pencarian dokumentasi atau bahan diperolehi lebih pantas
	17	Tidak terdapat fail lupus atau tidak pasti masih dalam simpanan
	18	Mempunyai pengenalan kumpulan fail-fail disimpan amat jelas

3.

Bahagian Pengeluaran / Operasi

Jumlah markah:

                                                                                                                                  Markah Penuh = 140

			Markah
Fokus	no	Perkara Diaudit	5	4	3	2	1	Catatan
Lantai	1.	Tahap habuk dikawal dengan baik.
	2.	Mempunyai tanda kawalan sampah-sarap atau sisa bahan di atas lantai
	3.	Tanda garisan sempadan di atas lantai adalah jelas dan baik
	4.	Garis sempadan adalah sesuai bagi laluan, tempat kerja dan kawasan penyimpanan
	5.	Tiada barang yang tidak diperlukan
	6.	Tiada retak atau lubang di atas lantai
Mesin	7.	Mempunyai tanda pengenalan bagi tiap-tiap mesin
	8.	Terdapat sistem penyelenggaraan mesin (bersih, tiada habuk, berminyak, dsb.)
	9.	Tiada barang yang tidak berkaitan di letak di atas/di bawah mesin
	10	Tanda berhati-hati (Awas) diletakkan pada bahagian yang merbahaya
	11	Mesin diletak di tempat yang sesuai dan susunannya baik
	12	Tiada mesin lama/rosak terdapat di sini
	13	Terdapat peraturan/penggunaan mesin (SOP)
	14	Ada sistem hakmilik bagi setiap mesin untuk penjagaan.

			Markah
Fokus	No	Perkara Diaudit	5	4	3	2	1	Catatan
Peralatan dan alat kelengkapan	15.	Berada di tempat yang disediakan/ada tempat simpanan yang khas dan mudah untuk digunakan
	16.	Berkeadaan baik dan selamat untuk digunakan dan disimpan ditempat yang dikhaskan.
	17	Tiada kesan minyak, dan habuk
	18	Semua peralatan boleh digunakan (brush, trolly, roller dsb.)
Bahan dan barang siap	19	Ditempatkan secara/kemas teratur sebelum digunakan - mudah diambil
	20	Tiada lebihan/sisa tumpah/baki dipersekitaran kawasan kerja pengeluaran
	21	Terdapat kawasan khas untuk meletak bahan-bahan yang berlainan jenis.
	22	Terdapat sistem kawalan rekod
	23.	Tiada bahan mentah bercampur dengan barangan siap/lain di kawasan tersebut.
	24	Kawalan barang siap dikhaskan di tempat yang sesuai (stor)

			Markah
Fokus	No	Perkara Dinilai	5	4	3	2	1	Catatan
Visual Control	25.	Penggunaan tanda/label yang sesuai untuk membezakan sesuatu, contoh: label barang siap, dalam proses, rosak dan lain-lain.
	26.	Penggunaan poster/gambar untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti di tempat kerja.
	27.	Tanda keselamatan ditunjukkan. (AWAS, Alat Pemadam Api, PPE dsb)
	28	Cara menggunakan carta / graf / rajah / diagram ( alat statistik) menarik untuk menunujukkan sesuatu pencapaian supaya mudah dilihat dan difahami.

4.

Tempat Simpanan

Jumlah markah:

                                                                                                                                    Markah Penuh = 70

			Markah
Fokus	No.	Perkara Dinilai	5	4	3	2	1	Catatan
Stor / bengkel & sistem kawalan	1.	Keadaan tersusun, kemas dan teratur
	2.	Terdapat sistem kawalan kebersihan lantai
	3.	Terdapat tanda 'label' bagi tiap-tiap bahan tersebut
	4.	Mempunyai ruang/garisan untuk memisahkan antara satu bahan dengan bahan lain
	5.	Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil (seperti rak-rak) bila diperlukan
	6.	Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod bahan tersebut diambil
	7.	Tidak terdapat sampah/sisa/bahan yang tidak diperlukan berada di dalam stor ini
	8.	Terdapat poster/papan notis/papan tulis untuk sesuatu catatan
	9.	Tidak bercampur bahan rosak dan yang boleh diguna.
	10.	Susunan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan yang telah ditetapkan
	11.	Mempunyai tanda 'label' bagi setiap barangan siap yang berbeza
	12.	Peralatan seperti rak/pallet/lain untuk kegunaan simpanan barangan ini digunakan dengan baik
	13.	Sistem susunan yang berkesan dan rekod pengeluaran daripada stor dipraktikkan. Tiada terdapat stok barang lama / rosak yang tidak dipakai lagi.
	14.	Cahaya lampu yang terang didalamya supaya mudah mendapatkan  komponen / part dengan mudah bila diperlukan

5.

Tempat Umum

Jumlah markah:

                                                                                                                                    Markah Penuh = 70

			Markah
Fokus	No.	Perkara Diaudit	5	4	3	2	1	Catatan
Surau	1.	Peralatan berada dalam keadaan baik dan boleh digunakan
	2.	Bersih, kemas dan menyenangkan
Ruang Menunggu Pelawat	3.	Peralatan di dalamnya boleh digunakan dan memuaskan.
	4.	Bersih, susunannya rapi dan kemas serta menyenangkan.
Bilik Mesyuarat	5.	Peralatannya memuaskan dan berada dalam keadaan baik
	6.	Bersih tidak berdebu dan bahan yang dilekatkan adalah 'up-to-date'.
	7.	Terdapat maklumat mengenai pelbagai pencapaian syarikat, program kualiti yang berkaitan.
	8	Terdapat standard kawalan penggunaan – LCD / PA system / jadual pembersihan / tugasan PIC yang jelas

			Markah
Fokus	No.	Perkara Diaudit	5	4	3	2	1	Catatan
Tempat rehat / tempat makan	9	Peralatan adalah sesuai dan baik keadaannya.
	10.	Terdapat pelbagai maklumat untuk diketahui oleh Pekerja.
	11.	Bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam jagaan/kawalan.
Tandas	12.	Peralatan/kemudahan berada dalam keadaan memuaskan
	13.	Kebersihan, sistem paip/air/lampu adalah memuaskan
	14	Ada ditunjukkan kaedah/teknik/giliran bagi membersihkan tandas ini.

6

Kawasan Persekitaran

Jumlah markah:

                                                                                                                                    Markah Penuh = 60

			Markah
Fokus	No.	Perkara Diaudit	5	4	3	2	1	Catatan
Papan-tanda Syarikat	1.	Kedudukan yang jelas kelihatan dan sesuai keadaanya
	2.	Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih
Tanaman Pokok	4.	Terdapat pokok di tanam di kawasan persekitaran kilang.
	4.	Pokok berada dalam keadaan baik dan di jaga kesuburannya.
Lot Letak Kereta/ Motor	5.	Disediakan di tempat yang sesuai samada untuk pekerja syarikat atau pelawat.
	6.	Ditanda dengan garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.
	7	Berada dalam keadaan baik, kemas, bersih dan memuaskan
	8.	Sistem kawalan keluar masuk pelawat yang memuaskan
Tempat Buangan Sisa	9.	Mempunyai tempat pembuangan sisa yang memuaskan mengikut keperluan undang-undang.
	10.	Adakah tempat tersebut terkawal daripada mencemar kawasan persekitaran.
	11.	Ada mempunyai peraturan yang patut dipatuhi oleh pekerja untuk mengawal bahan tersebut.
	12	Kawasan sekeliling bangunan dikawal dengan teratur (rumput, longkang, bahan-bahan lama dsb.)